CÁCH TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Một nhân viên giỏi ngoài công tác chuyên môn cần phải có thêm những kỹ năng viết báo cáo tốt. Bài báo cáo tốt  sẽ được sếp đánh giá cao khi nó thể hiện được các điều bạn đã làm và hiểu được vấn đề một cách sâu sắc trước và sau khi thực hiện. Ngày nay với nhiều điều kiện chúng ta có thể học hỏi thêm qua chương trình giảng dạy của các trung tâm, nếu không có điều kiện tham gia các lớp học, có thể tìm hiểu thêm trên các trang mạng xã hội. 

Xin giới thiệu các bạn một phần kỹ thuật trình bày văn bản để tham khảo thêm:



 Tài liệu sưu tầm http://kynangsong.xitrum.net/hocduong/198.html

KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:

Văn bản được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (khổ A4), sai số cho phép là 2mm.

* Một mặt:
Cách mép trên trang giấy: 25mm
Cách mép dưới trang giấy: 25mm
Cách mép trái trang giấy: 35mm
Cách mép phải trang giấy: 15mm

* Hai mặt:
Cách mép trên trang giấy: 25mm
Cách mép dưới trang giấy: 25mm
Cách mép trái trang giấy: 15mm
Cách mép phải trang giấy: 35mm

Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số La Mã cách mép trên trang giấy 10mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ (bát chữ).

Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã.

Khi dùng máy vi tính để chế bản văn bản thì nên vận dụng kiểu chữ và cỡ chữ theo mẫu số 3.

Hình thức văn bản hành chính

Công văn: là giấy tờ giao dịch về công việc của cơ quan đoàn thể, ví dụ như: công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.

Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc, ví dụ như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị.

Thông báo: báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản.

Biên bản: bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị , biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao.

PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO NỘI DUNG VĂN BẢN

Để soạn nội dung một văn bản có chất lượng tốt, người thư ký cần đạt được các yêu cầu sau:

Nắm vững tổ chức và hoạt động của các tổ chức xã hội, của bộ máy Nhà nước, của các đoàn thể, ban ngành…

Hiểu được luật lệ, chính sách của Nhà nước có liên quan đến công việc của mình.

Biết được chức năng, tầm hoạt động của đơn vị mình đang công tác.

Biết được những quy định về công văn giấy tờ của Nhà nước, của địa phương nơi đơn vị mình đang hoạt động.

Ngoài nghiệp vụ chuyên môn phải có trình độ ngoại ngữ, khả năng trình bày tốt.
Các phần cơ bản để soạn nội dung của một văn bản hành chính:

Phần mở đầu: giới thiệu khái quát vấn đề chính, hoặc nói rõ lý do, trình bày rõ mục đích cần nêu ra.

Phần khai triển giải quyết vấn đề: dựa vào những mục đích và lý do đã nêu ở phần mở đầu để định ra những ý chính của phần khai triển. Nên thông qua cơ quan chủ quản về những ý chính của văn bản, như vậy khi soạn thảo chỉ cần chú ý đến lời văn và cách hành văn mà thôi. Trong khi soạn thảo, nếu có gì liên quan đến các ngành chức năng mà người thư ký chưa rõ, phải tìm cách gặp gỡ và bàn luận bằng văn bản hoặc qua trao đổi. Tránh có ý kiến cá nhân trong khi soạn thảo, phải thật khách quan và dựa vào ý chính đã được lãnh đạo thông qua, dựa vào những văn bản pháp quy có liên quan.

Phần kết thúc văn bản: nhấn mạnh ý chính cần được quan tâm. Nếu thấy nội dung văn bản đã được trình bày rõ ràng thì không cần thiết phải có phần kết thúc văn bản.

Một vài kỹ năng để tạo một văn bản có chất lượng tốt:

Tạo một bố cục chặt chẽ: các câu, các đoạn phải liên kết với nhau thành một văn bản thống nhất, không rời rạc.

Cách viết phải rõ ràng, mạch lạc, ngắn gọn và súc tích. Người soạn thảo văn bản cần chú ý về cách trình bày, phân câu, tách đoạn cho hợp lý. Nên dùng từ dễ hiểu đơn giản.
Phải viết đúng chính tả, ngữ pháp. Tránh đưa những từ mang tính chất địa phương vào  trong văn bản.