NGHỆ THUẬT SỐNG

Một lần được cám ơn 

Ai trong đời mà không có một lần được cám ơn.

Để có một hình hài sống trên cõi đời này ta cám ơn người đã tạo hóa ra mình và cũng chính là những người nuôi dưỡng mình khôn lớn.

Để trở thành người có ích ta cám ơn những người thầy đã dạy dỗ từ khi ngồi trên ghế nhà trường đến lúc trưởng thành.

Và đến khi có được những gì ta mong đợi, ta phải thầm cám ơn rất nhiều và rất nhiều những người thân, những đồng nghiệp, những may mắn luôn đồng hành cùng ta trong suốt cả cuộc đời.

Có một bài hát đã diễn tả dược điều muốn nói:

Xin giới thiệu các bạn tham khảo thêm tài liệu được sưu tầm bởi:
http://my.opera.com/tatungvo/blog/index.dml/tag/Ngh%E1%BB%87%20thu%E1%BA%ADt%20s%E1%BB%91ng

CÁCH TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Một nhân viên giỏi ngoài công tác chuyên môn cần phải có thêm những kỹ năng viết báo cáo tốt. Bài báo cáo tốt  sẽ được sếp đánh giá cao khi nó thể hiện được các điều bạn đã làm và hiểu được vấn đề một cách sâu sắc trước và sau khi thực hiện. Ngày nay với nhiều điều kiện chúng ta có thể học hỏi thêm qua chương trình giảng dạy của các trung tâm, nếu không có điều kiện tham gia các lớp học, có thể tìm hiểu thêm trên các trang mạng xã hội. 

Xin giới thiệu các bạn một phần kỹ thuật trình bày văn bản để tham khảo thêm:



 Tài liệu sưu tầm http://kynangsong.xitrum.net/hocduong/198.html

KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:

Văn bản được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (khổ A4), sai số cho phép là 2mm.

* Một mặt:
Cách mép trên trang giấy: 25mm
Cách mép dưới trang giấy: 25mm
Cách mép trái trang giấy: 35mm
Cách mép phải trang giấy: 15mm

* Hai mặt:
Cách mép trên trang giấy: 25mm
Cách mép dưới trang giấy: 25mm
Cách mép trái trang giấy: 15mm
Cách mép phải trang giấy: 35mm

Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số La Mã cách mép trên trang giấy 10mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ (bát chữ).

Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã.

Khi dùng máy vi tính để chế bản văn bản thì nên vận dụng kiểu chữ và cỡ chữ theo mẫu số 3.

Hình thức văn bản hành chính

Công văn: là giấy tờ giao dịch về công việc của cơ quan đoàn thể, ví dụ như: công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.

Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc, ví dụ như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị.

Thông báo: báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản.

Biên bản: bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị , biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao.

PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO NỘI DUNG VĂN BẢN

Để soạn nội dung một văn bản có chất lượng tốt, người thư ký cần đạt được các yêu cầu sau:

Nắm vững tổ chức và hoạt động của các tổ chức xã hội, của bộ máy Nhà nước, của các đoàn thể, ban ngành…

Hiểu được luật lệ, chính sách của Nhà nước có liên quan đến công việc của mình.

Biết được chức năng, tầm hoạt động của đơn vị mình đang công tác.

Biết được những quy định về công văn giấy tờ của Nhà nước, của địa phương nơi đơn vị mình đang hoạt động.

Ngoài nghiệp vụ chuyên môn phải có trình độ ngoại ngữ, khả năng trình bày tốt.
Các phần cơ bản để soạn nội dung của một văn bản hành chính:

Phần mở đầu: giới thiệu khái quát vấn đề chính, hoặc nói rõ lý do, trình bày rõ mục đích cần nêu ra.

Phần khai triển giải quyết vấn đề: dựa vào những mục đích và lý do đã nêu ở phần mở đầu để định ra những ý chính của phần khai triển. Nên thông qua cơ quan chủ quản về những ý chính của văn bản, như vậy khi soạn thảo chỉ cần chú ý đến lời văn và cách hành văn mà thôi. Trong khi soạn thảo, nếu có gì liên quan đến các ngành chức năng mà người thư ký chưa rõ, phải tìm cách gặp gỡ và bàn luận bằng văn bản hoặc qua trao đổi. Tránh có ý kiến cá nhân trong khi soạn thảo, phải thật khách quan và dựa vào ý chính đã được lãnh đạo thông qua, dựa vào những văn bản pháp quy có liên quan.

Phần kết thúc văn bản: nhấn mạnh ý chính cần được quan tâm. Nếu thấy nội dung văn bản đã được trình bày rõ ràng thì không cần thiết phải có phần kết thúc văn bản.

Một vài kỹ năng để tạo một văn bản có chất lượng tốt:

Tạo một bố cục chặt chẽ: các câu, các đoạn phải liên kết với nhau thành một văn bản thống nhất, không rời rạc.

Cách viết phải rõ ràng, mạch lạc, ngắn gọn và súc tích. Người soạn thảo văn bản cần chú ý về cách trình bày, phân câu, tách đoạn cho hợp lý. Nên dùng từ dễ hiểu đơn giản.
Phải viết đúng chính tả, ngữ pháp. Tránh đưa những từ mang tính chất địa phương vào  trong văn bản. 

TUỔI TRẺ

Chia sẻ niềm vui cùng các bạn trẻ

Đã qua một thời tuổi trẻ hôm nay nhìn các bạn trẻ với những ý tưởng mạnh mẽ, vui nhộn như khơi dậy lòng tôi nhiều cảm hứng mới lạ. Một tuổi trẻ với bao điều ước vọng, tuổi trẻ có thể làm bất cứ điều gì, với sự định hướng đúng đắn sẽ giúp cho các bạn trẻ phát triển không ngừng. Được làm việc cùng các bạn trẻ tôi như quên đi tuổi tác, muốn mình vẫn trẻ mãi với những suy nghĩ, quan điểm. Mong rằng sự hòa hợp của các bạn là sức mạnh để liên kết trong mọi công việc.

Thư giãn:

 



Các bạn tham khảo để suy nghĩ thêm.
 

1.Hãy nghiền nát nỗi sợ hãi và học hỏi mọi điều bạn muốn.
2.Ông trời không sinh ra người đứng trên người, Ông trời không sinh ra người đứng dưới người. Tất cả, đều do sự học mà ra -Fukuzawa Yukichi. 
3.Tuổi trẻ không phải là một giai đoạn của Cuộc Sống mà là một trạng thái của Trí Tuệ-Tâm Hồn- Nguyễn Tất Thịnh.
4. Tôi chẳng phải là thiên tài, tôi chỉ có một lòng ham hiểu biết ghê gớm-Albert Einstein. 
5. Vĩ nhân chỉ 1 phần trăm thiên phú còn lại 99% là mồ hôi-Thomas Edison.

Sưu tầm

TỰ TIN

Một chút tự tin .

Hàng ngày trong  giao tiếp nhiều lúc thấy mình không được tự tin, có những viêc tuy nhỏ nhưng đã làm tôi mất tự tin khi tiếp xúc với mọi người. Bộ trang phục chưa được chỉn chu, bài phát biểu chưa được chuẩn bị tốt, một câu nói chưa kịp suy nghĩ đều ảnh hưởng đến lần  giao tiếp. Khi mất tự tin thường hay rụt rè, lời nói không sâu sắc từ đó hay tự ti và làm cho mình hạn chế phát triển. Một chút tự tin để cùng hòa nhập, mọi cố gắng sẽ đem lại niềm vui và hạnh phúc.  

Thư giãn: 

Xin giới thiệu bạn tham khảo tài liệu được sưu tầm  từ: http://www.camnangthuky.com/nghethuky/index.php

KỸ NĂNG TIẾP THỊ

Người thư ký giỏi thường làm được rất nhiều việc, trong đó có công tác tiếp thị cho công việc của đơn vị mình, nếu đó là một công việc kinh doanh. Cho dù Bạn hiện đang là thư ký của một văn phòng hoặc một công sở, kỹ năng về tiếp thị cũng thực sự cần thiết nếu Bạn biết chuẩn bị trước cho một công việc khác ở tương lai.

20 quy tắc viết thư điện tử tiếp thị B2B hiệu quả Việc soạn thảo các bức thư điện tử tiếp thị loại B2B (doanh nghiệp tới doanh nghiệp) một cách hiệu quả khác xa so với soạn thảo những bức thư điện tử loại B2C (doanh nghiệp tới ngươi tiêu dùng). Chắc chắn là theo kinh nghiệm của bản thân mình, bạn cũng hiểu là tất cả những người làm công việc kinh doanh khi nhận được một bức thư điện tử đều muốn biết ngay vấn đề một cách nhanh nhất. Họ không thích sự dài dòng và lan man mà muốn biết ngay những lợi ích và thực tế. Dưới đây là 20 quy tắc để viết những bức thư điện tử tiếp thị thương mại B2B một cách hiệu quả. 1. Chính xác: bất cứ yêu cầu nào mà bạn đưa ra , lợi ích nào mà bạn đề nghị , hay số liệu thống kê nào mà bạn trích dẫn , hãy chắc chắn rằng , chúng là đúng đắn và không cường điệu quá mức .Không gì tồi tệ hơn là khởi đầu một mối quan hệ với nhưng thông tin phóng đại hoặc thậm chí giả tạo . 2. Ngắn gọn: vì mục đích các bức thư điện tử B2B của bạn là thu hút sự quan tâm , bạn cần phải xác định rõ lợi ích quan trọng nhất mà người nhận thư có thể có được và tổng kết trong một đoạn ngắn . Tuy nhiên bạn cũng cần cung cấp thêm thông tin nếu được yêu cầu . 3. Rõ ràng: Hầu hết những người kinh doanh sẽ rất bực mình với những thư điện tử sai chính tả , sai ngữ pháp và có nội dung khó hiểu. 4. Chân thật: Đừng sử dụng sự cường điệu đã áp dụng với những người tiêu dùng trong các thư điện tử B2C . Quan hệ B2C được xây dựng dựa trên niềm tin . Hãy chắc chắn rằng mọi điều mà bạn nói đều cho thấy bạn là người thẳng thắn và trung thực , đang thực hiện một công việc kinh doanh nghiêm túc và có uy tín . 5. Sử dụng ngôn ngữ của họ: Cho dù bạn định nói bất cứ điều gì , hãy dùng những ngôn từ mà những người nhận hiểu và thấy thoải mái . Đừng viết quá đơn giản hoặc quá khó hiểu đối với họ . Mọi người đều có xu hướng hiểu và phản ứng tốt hơn đối với những ngôn từ mà họ thường sử dụng trong đàm thoại hàng ngày . 6. Hiểu về công việc của họ: Gắng hình dung ra chuỗi công việc thường làm hàng ngày của những người mà bạn đang liên lạc và phản ánh vào bức thư của bạn : “ Tôi biết anh rất bận , vì vậy tôi sẽ đi thẳng vào vấn đề “. 7. Chú ý đến khoảng cách về tri thức: Đừng cho rằng những người nhận thư cũng có được những hiểu biết như bạn về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn . Sau khi bạn đã thu hút được sự quan tâm của họ và đã chuyển sang giai đoạn “ thông tin thêm “ , hãy cố gắng cung cấp một bước tiếp cận từng bước về bất cứ thứ gì bạn đang marketing để giúp họ hiểu bạn đang nói cái gì . 8. Viết thư điện tử thương mại như những lá thư thực thụ, không phải những quảng cáo: Trong thế giới B2B, liên lạc trực tiếp dưới dạng thư tín thì hiệu quả hơn nhiều so với một bức thư điện tử trông như một quảng cáo . 9. Không nên vội vàng: Giống với thư điện tử B2C (và bất cứ loại giao tiếp nào khác) , sau khi viết xong , đừng gửi ngay bức thư đó mà hãy đợi 1 hoặc 2 ngày . Đưa nó cho các bạn đồng nghiệp và những doanh nhân khác và tham khảo ý kiến đóng góp của họ . Trong hầu hết các trường hợp , quãng thời gian đó và ý kiến đóng góp của những người khác sẽ giúp bạn cải thiện việc viết lách của bạn . 10. Nên nhớ rằng, thư điện tử của bạn có thể được chuyển tiếp cho nhiều người nữa: Bởi vì thư điện tử có thể được gửi chuyển tiếp một cách dễ dàng . Hãy giả định rằng bức thư của bạn sẽ được gửi đến những người khác nữa nếu người đầu tiên nhận nó thấy quan tâm . Bạn có thể đưa vào những liên kết tới thông tin liên quan đến những thứ khác , bao gồm những chi tiết kỹ thuật, thông tin về hoạt động và dữ liệu về tài chính . 11.Bắt trước cách trình bày bằng lời nói của bạn Mặc dù rất nhiều điều mà bạn sẽ trình bày khi gặp trực tiếp có thể không cần thiết hoặc không thích hợp cho một bức thư điện tử được gửi lần đầu tiên , bạn vẫn cần phải xem xét xem bạn sẽ trình bày về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn như thế nào , bằng điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp .Hãy nghĩ về những điểm quan trọng mà bạn sẽ nhấn mạnh vào (những điểm này có thể được gạch chân hoặc in đậm trong thư điện tử của bạn) và những ngôn từ mà bạn sử dụng (gắn với những giải thích bằng lời mà mọi người đều hiểu ). 12. Kiểm tra mục chữ ký của bạn: Chắc chắn rằng bạn đã ký rõ ràng và ghi tên đầy đủ , chức vụ công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, địa chỉ e-mail, và các liên kết web site. Hãy để cho người nhận có thể lựa chọn cách liên lạc với bạn để biết thêm thông tin. 13. Chọn thời điểm gửi thư điện tử một cách cẩn thận Hầu hết những người làm công việc kinh doanh thường dành thời gian xử lý các thư điện tử , thư tín và các cú điện thoại tồn đọng từ thứ sáu tuần trước vào buổi sáng thứ hai tuần sau . Hẳn là bạn không muốn bức thư điện tử của mình bị hoà lẫn trong hàng tá hay thậm chí hàng trăm cuộc giao tiếp mà những người nhận thư đang thực hiện . 14. Chuẩn bị kỹ lưỡng dòng chủ đề của bạn Sau dòng địa chỉ người gửi , dòng chủ đề là cái đầu tiên mà những người nhận thư điện tử B2B sẽ nhìn vào . Nó na ná như những điều mà bạn sẽ nói trên điện thoại trong vòng 5 đến 10 giây đầu tiên . Dòng chủ đề cần liên quan trực tiếp đến lợi ích chính mà sản phẩm hay dịch vụ của bạn cung cấp . 15. Sử dụng hình ảnh một cách khôn ngoan Những người làm công việc kinh doanh đều quan tâm đến những lợi ích , các chi tiết , những khách hàng khác , v.v... Trừ phi những hình ảnh làm nổi bật bức thư của bạn một cách có ý nghĩa , đừng sử dụng chúng . 16. Hãy chắc chắn rằng các liên kết trong thư điện tử của bạn hiển thị và làm việc đúng đắn Khi bạn liệt kê các liên kết “ xem thêm thông tin chi tiết “ , hãy chắc chắn rằng chúng có thể kích ngay vào được để người nhận thư không phải cắt và dán lại vào trình duyệt. Đồng thời những liên kết này sẽ dẫn bạn tới đúng trang mà bạn muốn và trang này là mới nhất và cung cấp những thông tin mà bạn muốn gửi tới những người nhận . Không nên dẫn mọi người đến trang chủ của bạn rồi để mặc họ tìm hiểu xem đi tiếp như thế nào . 17. Thận trọng với những việc gửi thư đính kèm Hầu như bạn không biết người nhận có phần mềm gì hay những thiết lập về lọc nào được kích hoạt . Gửi các tệp tin PDF , word hay bảng tính Excel có thể không   phải là một ý tưởng hay , vì bạn không biết liệu người nhận có thể đọc , hay thậm chí nhận , cái mà bạn gửi . Tốt hơn là bạn hãy liên kết tới những trang Web có hiển thị những thông tin chứa trong các tập đính kèm . 18. Kiểm tra Việc kiểm tra lại nội dung và dòng tiêu đề đối với các thư điện tử B2B cũng quan trọng không kém gì các thư điện tử B2C . 19. Viết hoàn thiện Hầu hết những người nhận thư điện tử B2C sẽ đưa ra một số kết luận sơ bộ về sản phẩm và dịch vụ của bạn trước khi họ gửi thư hồi đáp . Họ sẽ quyết định xem liệu thư điện tử của bạn có đáp ứng được nhu cầu của họ hay không . Đó là lý do tại sao việc cung cấp các chi tiết và thông tin hoàn thiện là rất quan trọng , nhằm cung cấp cho người nhận những chi tiết mà họ cần để đưa ra quyết định thông báo với bạn là họ nhận lời . 20. Đừng viết giống những người khác Dành một chút thời gian xem lại các thư điện tử B2B mà bạn nhận được để xem những người khác viết như thế nào . Tham khảo danh sách thư điện tử của các đối thủ cạnh tranh của bạn xem họ liên lạc như thế nào . Phân tích tất cả và tìm ra cách viết riêng của bạn không lẫn với nhưng lá thư khác. Giành lại khách hàng sắp mất Một trong những vấn đề mà các DN kinh doanh hàng ngày phải đối mặt, đó là làm sao giành lại các khách hàng có nguy cơ bị mất. Có những bí quyết liên quan đến công việc đầy thử thách này. Mỗi DN rất cần có một bộ phận chăm sóc khách hàng. Khi khách hàng tìm đến với DN để phàn nàn về một điều gì đó, bạn cần phải làm rất nhiều việc hay ít nhất là một việc trong số những công việc dưới đây. Bạn cần lắng nghe và có hành động nghiêm túc với khách hàng. Cần hiểu được vấn đề và nguyên nhân làm họ phiền lòng. Bạn cần cho họ thấy họ nhận được đền bù và bồi thường. Các vấn đề vướng mắc được xử lý nhanh chóng, tránh những bất tiện về sau. Bạn cũng cần cho khách hàng thấy họ được đối xử một cách tôn trọng.Sẽ có nhân viên phải bị xử lý vì đã gây ra vấn đề với khách hàng và đảm bảo rằng sẽ không xảy ra lần nữa. Những câu hỏi mà bạn cần đặt ra cho khách hàng và cũng là cho chính bản thân mình là: nguyên nhân khiếu nại là gì? Khách hàng nhìn nhận vấn đề ra sao? Ai là người đáng trách nhất và điều gì làm khách hàng giận dữ   nhất? Bản thân bạn đang là người giải quyết khiếu nại nhìn thấy vấn đề như thế nào và khách hàng có đáng trách một phần hay không? Bạn nên cân nhắc những câu gì để nói với khách hàng nhằm cải thiện tình hình.Tất nhiên ở đây có một việc có thể xảy ra là: nếu không khéo, bạn có thể làm tình hình tồi tệ hơn. Cần kiểm soát các kỹ năng giao tiếp của mình để thể hiện sự quan tâm của mình với khách hàng. Cần chứng minh khả năng của mình trong việc này. Cần phải nghĩ xem sau lần giao dịch này thì khách hàng có quay trở lại với với công ty hay không. Trên thực tế, nhiều khi chúng ta phải tiếp xúc với loại khách hàng có thói quen phàn nàn và làm mất thời gian vì những đòi hỏi bất hợp lý của họ. Tuy nhiên, khi tiếp xúc với khách hàng, ta cần xem đó là loại khách hàng nào. Khách hàng không bao giờ chấp nhận bất cứ lỗi lầm hay trách nhiệm gì. Anh ta cũng coi mình là một nạn nhân của sự ác ý và thiếu năng lực của người khác. Khách hàng này thậm chí muốn quy trách nhiệm cho người khác. Đó chính là dấu hiệu của loại khách hàng có thói quen phàn nàn. Với loại khách hàng này, ta cần chủ động nghe để nhận dạng lời phàn nàn hợp lý. Cần sắp xếp lại các lời phàn nàn, ngay cả khi bạn cần phải làm để khách hàng tạm dừng lại bằng cách xin lỗi và nói ra điều mình hiểu. Cần kiểm soát và kìm nén ý muốn xin lỗi dù cho những việc này có vẻ tự nhiên. Vì có thể lời xin lỗi của bạn sẽ làm cho những khách hàng này trách móc nhiều hơn. Ngược lại, cần hỏi thêm các câu hỏi như: Việc kéo dài thời hạn bảo hành có giải quyết được vấn đề của ông hay không? Khi nào tôi có thể cung cấp các thông tin mà ông yêu cầu?. Bạn hãy đưa khách hàng vào thế cùng để giải quyết vấn đề. Nhất là khi anh ta có vẻ không thích những ý tưởng của bạn. Mặc dù vậy, mọi thứ thực sự không hoàn hảo và con người không phải lúc nào cũng cư xử hợp tình hợp lý. Người phải tiếp xúc với khách hàng đang nổi nóng đôi khi cũng cảm thấy khó chịu. Song, điều mà các nhà kinh doanh có kinh nghiệm khuyên trong trường hợp này là, nếu bạn đã cố gắng hết sức mình để làm vừa lòng khách hàng tức là bạn đã làm xong những gì bạn có thể làm. Cũng đừng coi đó là chuyện của riêng mình. Những khách hàng buồn lòng thường nói những điều họ không thực sự có ý như vậy. Họ bị cuốn theo tâm lý muốn xả hơi, trút giận. Nếu vấn đề là lỗi của bạn thì hãy rút kinh nghiệm để lần sau giải quyết cho tốt hơn. Còn   nếu bạn không liên quan đến tình huống và đã làm những gì bạn có thể để sự việc có thể tốt hơn thì cũng chẳng nên tự hành hạ mình. Tất nhiên, bạn có thể hỏi kinh nghiệm của người khác hoặc DN khác trong tiếp xúc với khách hàng ở trường hợp tương tự để xem họ làm như thế nào nếu họ phải xử lý tình huống đó. Cũng nên dùng kinh nghiệm, tiếp xúc với mỗi khách hàng như là một cơ hội để cải thiện tính chuyên nghiệp của bạn. Những vụ việc tồi tệ nhất lại có thể dạy cho chúng ta những bài học hữu ích. Việc tiếp theo là bạn cần biết làm quan hệ đối ngoại cho mình tốt hơn. Nếu bạn giải quyết vấn đề về khách hàng đó và trong một số trường hợp, có thể kể luôn cho những khách hàng khác biết. Còn với người khách đã phàn nàn với bạn, những cuộc điện thoại sau đó củng cố cho khách hàng biết chắc là vấn đề của họ đã được giải quyết ngay cả khi họ đã biết về điều đó cũng có tác dụng giúp họ biết rằng bạn đang rất quan tâm đến họ. Nhưng nguyên tắc tốt nhất là bạn hãy hoà giải với cung cách vượt quá sự mong đợi của khách hàng. Ví như khách hàng mua một món hàng của cửa hàng bạn và mang về đến nhà mới phát hiện ra bị hỏng. Nếu người này phải tự đi đến cửa hàng và đổi lại một sản phẩm để lấy một sản phẩm mới. Mọi việc hoàn tất nhưng chắc chắn là khách hàng của bạn sẽ ra về và cảm thấy thiếu một điều gì đó. Nếu bạn là người tuân thủ nguyên tắc luôn phục vụ khách hàng quá sự mong đợi của họ thì nên đề nghị thu gom và giao hàng hoá được thay thế hay đã sửa chữa đến tận nhà khách hàng. Hoặc là tặng thêm cho khách hàng một món quà hay một đồ dùng để đền bù cho sự bất tiện mà cửa hàng gây ra cho họ. Món quà nhỏ nhưng ý nghĩa của nó sẽ được đánh giá cao. Hay có thể chi trả lại các chi phí cho việc trả lại hàng hoá. Bạn cũng có thể nhận biết những gì bất tiện đã gây ra cho khách hàng và nên cảm ơn người này đã quay trở lại. Làm cách nào để có khách hàng mới? Khách hàng mới với các doanh nghiệp bắt tay vào quá trình kinh doanh là cả một vấn đề không dễ dàng gì. Làm thế nào để có các khách hàng đầu tiên và khách hàng tiếp theo. Làm thế nào để duy trì và phát triển hệ thống khách hàng. Có cả một loạt các công việc phải làm ở mỗi doanh nghiệp để có thể tồn tại và phát triển được. Một vấn đề đầu tiên được đặt ra ở đây chính là thái độ với khách hàng. Khách hàng thì nhiều nhưng số người là khách hàng của công ty thì có hạn. Chính vì thế mà mỗi công ty phải có thái độ biết ơn và kèm theo đánh giá cao khách hàng như các thượng đế. Hãy tự trả lời hàng loạt câu hỏi? Với tiêu chí này, các công ty mới sẽ tuyển chọn các nhân viên nhưng hãy cẩn thận vì điều này liên quan đến cam kết làm việc lâu dài và nếu chọn nhân viên không làm thỏa mãn khách hàng thì chính họ đã giết chết công   ty của bạn. Kế đó, công ty mới của bạn cần phải tiến hành kiểm tra tính xác thực của chính mình.Nên đặt ra một số câu hỏi như: Công ty của bạn thường trả lương thấp cho nhân viên chăm sóc khách hàng phải không? Có phải công ty của bạn ít quan tâm huấn luyện hoặc huấn luyện không thường xuyên liên tục những điều cơ bản về phục vụ chu đáo khách hàng cho những nhân viên thường tiếp xúc với khách hàng hay không? Công ty của bạn chưa có những khuyến khích đặc biệt chăm sóc khách hàng phải không? Công ty của bạn có đặt nặng việc chiều chuộng những khách hàng mới hơn là giữ lại khách hàng đã có hay không? Công ty của bạn có tổ chức những chương trình hoặc những cuộc vận động hoặc kéo dài vài tuần hay vài tháng thăm nom khách hàng nhưng rồi chúng lại sớm bị bỏ rơi vào quên lãng hay không?. Các cán bộ quản lý cấp cao của công ty bạn có phải đang ít đối diện trực tiếp với khách hàng hoặc dành thời gian để lắng nghe khách hàng và giúp đỡ họ giải quyết vấn đề hay không? Công ty của bạn có phải đã không nỗ lực đánh giá chất lượng dịch vụ mà khách hàng đã cảm thấy hay không? Có phải công ty của bạn đang không cố gắng buộc các giám đốc điều hành ở các cấp độ phải chịu trách nhiệm về mức độ dịch vụ này không? Việc trả lời câu hỏi này một cách thẳng thắn sẽ giúp đỡ một công ty mới rất nhiều trong việc chuẩn bị tinh thần thái độ phục vụ khách hàng. Kiểm tra lại mình và tìm đến khách hàng Hãy nhìn xung quanh bạn và xem khách hàng thấy gì. Họ có thấy hàng hoá được bầy biện hấp dẫn hay không? Nơi bán hàng có ngăn nắp và sạch sẽ hay không? Không gian làm việc trông có tổ chức và hiệu quả hay không? Nên lưu tâm tới việc trưng bầy sản phẩm, có thể trưng bầy sản phẩm ngay trong văn phòng, tại phòng trưng bầy sản phẩm, tại các trạm xe bus, sân bay. Giờ thì bạn hãy chờ đợi các khách hàng đầu tiên đến với bạn. Nhưng cũng nên biết rằng chẳng có nhiều khách hàng tình cờ tìm đến. Bạn hãy đi tìm họ. Một trong những kỹ năng tìm kiếm khách hàng mới có thể áp dụng đầu tiên là bán hàng qua điện thoại. Khi gọi điện cần giới thiệu tên mình cho khách hàng gọi đến để họ biết bạn là ai và đặt lòng tin. Hãy cố gắng mỉm cười qua điện thoại, làm sao để khách hàng có thể lắng nghe tiếng cười của bạn hay ít nhất bạn cũng cố gắng mỉm cười và cách này làm cho câu chuyện trở nên thư giãn hơn. Hãy cho khách hàng gọi đến biết rằng bạn đang phục vụ họ. Đừng để họ chờ máy lâu. Nên dẫn khách hàng hướng vào vấn đề. Đồng thời cũng cam kết với khách hàng thực hiện yêu cầu của họ. Hãy giữ cho mình có một giọng nói thăng trầm, điềm đạm và không ồn ào. Nên biết cảm ơn khách hàng gọi đến. Cũng có một cách khác để một công ty mới có thể tìm thấy khách hàng là sử dụng phương pháp bán hàng truyền miệng hay bán hàng qua mạng. Bán hàng truyền miệng sẽ rất hiệu quả nếu như một công ty có cam kết với người giúp giới thiệu cho một khách hàng mới một món quà để có thêm sự khởi đầu tốt đẹp. Và bạn cần biết rằng một thương nhân thành công thường có các kế hoạch chi tiết để thanh toán tiền hoa hồng nhiều mức cho bất kỳ một thương vụ nào. Còn nếu bán hàng qua mạng thì bạn cần có một website tốt với công nghệ được cập nhật cũng như một bộ phận chăm sóc website này để lấy được khách hàng muốn mua hàng qua các email của họ. Rất nhiều cách giao tiếp với khách hàng Cũng bằng cách dùng điện thoại hay qua giao tiếp thông thường, các công ty có thể hỏi để tìm được khách hàng mới. Bạn có thể luôn luôn hỏi một khách hàng đã hài lòng với sản phẩm của bạn về tên của những người cũng thích mua hàng của bạn, nhớ xin địa chỉ và số điện thoại. Hãy gọi điện thoại cho những người mà bạn có được địa chỉ và số điện thoại. Hầu hết những người này sẽ ngạc nhiên nhưng cũng có thể họ sẽ hài lòng trước một lời mời riêng tư như vậy. Một cách khác là bạn có thể gửi cho khách hàng những vật khác ngoài danh thiếp thương mại hay làm cho danh thiếp gây ấn tượng. Ví dụ như bạn hãy thiết kế hình ảnh của mình trên những tấm danh thiếp để người ta nhớ đến bạn. Hãy in sau danh thiếp một câu tục ngữ hay một lời trích dẫn làm khách hàng sẽ thích và nhớ mãi. Cũng nên ghi rõ mọi hoạt động của mình trên danh thiếp đó. Có thể gửi kèm theo danh thiếp một cuốn sách mỏng giới thiệu về công ty, một bộ sưu tập hoặc có thể là một bó hoa. Nên trưng bầy danh thiếp của bạn ở nơi nổi bật trên bàn làm việc hay trên quầy có đủ các tài liệu bán hàng. Khuyến khích mỗi người cầm một danh thiếp hay nhiều hơn nếu họ có thể biết nhiều khách hàng tiềm năng khác. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý là chớ   nên đưa ra danh thiếp một cách miễn cưỡng. Giờ đây, sau nhiều cố gắng, công ty của bạn đã có thể thiết kế và duy trì một danh sách khách hàng tiềm năng. Danh sách này bao gồm tất cả những người mà bạn nghĩ rằng họ có thể sẽ sử dụng sản phẩm hay dịch vụ của bạn. Hãy nghĩ về mọi tình huống mà bạn tình cờ gặp gỡ với khách hàng. Hãy liệt kê tên những người bạn, các mối quan hệ, đồng nghiệp của cơ quan, các bạn học cũ, những người mà bạn đã từng là khách hàng của họ. Hãy ghi đầy đủ các dữ liệu có thể liên lạc với họ. Hãy thường xuyên nhìn vào danh sách này. Bất cứ lúc nào bạn rảnh trong qua trình phục vụ khách hàng của bạn và hãy thường xuyên thêm vào danh sách của bạn những người bạn mới biết. Một khi những người trong danh sách này trở thành khách hàng tiềm năng thực sự, nghĩa là họ có nhu cầu hay quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ của bạn thì hãy ghi tên của họ vào một danh sách khác và tiếp tục theo dõi. Bạn hãy liên lạc với những người này. Hãy làm cho việc liên lạc mỗi ngày với khách hàng tiềm năng trở thành một thói quen.



NGHỀ NGHIỆP

Nghề và nghiệp

Người ta hay nói " Nghề chọn mình chứ không phải mình chọn nghề", câu nói nghe như không thuyết phục mấy.

Khi rời PTTH, ai cũng mong thi đậu vào trường mà mình đã chọn, có bạn may mắn ước mơ đã thành hiện thực, có bạn do hoàn cảnh, may rủi không thực hiện được ước mơ của mình. Con đường lập nghiệp không ai giống ai. Có những người rất thành công nhưng không bằng con đường đã chọn lúc ban đầu, do cơ duyên đã tìm được một công việc mà sau này khi thành công họ mới cho rằng   “nghề đã chọn mình”. Công việc nào cũng vậy nếu thực sự mình dồn tâm sức để làm việc, ban đầu có thể gặp nhiều khó khăn, nhưng đến lúc nào đó thành công cũng sẽ đến cho dù có một chút muộn màng.

Một phần cũng do cơ duyên, nếu ai chưa may mắn chọn cho mình một nghề như ý, xin hãy yên tâm để rồi thành công cũng sẽ đến như câu nói “ Nghề đã chọn mình”. 
Hãy thư giản cùng bài hát :




Xin cùng tham khảo về những chương trình bổ ích được sưu tầm :

TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP

Công việc chuẩn bị cho cuộc họp

Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp, người thư ký cần làm theo các bước như sau:


Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp.


Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt. Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với thời gian ấn định cụ thể.


Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận. Bộ phận nào có báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong thư mời họp. Có nơi các bộ phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên tập các báo cáo, sau đó trực tiếp báo cáo trong cuộc họp. Việc soạn báo cáo đòi hỏi một trình độ tổng hợp và năng lực quản trị tốt.


In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp. Gửi đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc rằng các thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.

Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải đi đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo.


Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P. (viết tắt của thành ngữ tiếng Pháp (!) Respond s'il vous plait - tạm dịch Vui lòng phúc đáp) kèm theo tên người liên lạc và số điện thoại, e-mail). Người thư ký cần chuẩn bị thư mời như thế đối với cuộc họp quan trọng, đồng thời chủ động đựơc số người dự họp để chuẩn bị cho chu đáo.

Nguyên tắc 1: Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo.

Tổ chức một cuộc họp thành công là một phần trong nghiệp vụ của người Thư Ký. Bạn phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi họp; nhanh nhạy xử lý trong cuộc họp và phải biết các bước tiếp sau khi cuộc họp kết thúc.

Chuẩn bị giấy và viết, vì trong một cuộc họp, các thành viên cần có giấy, viết để ghi chép lại những điều cần thiết. Ở một số đơn vị, người ta sử dụng giấy tiêu đề để phát cho các thành viên tham dự cuộc họp. Trong một số trường hợp, thành viên dự họp lại không chuẩn bị giấy viết, nên việc chuẩn bị của Bạn sẽ giúp họ không lúng túng và họ sẽ cảm ơn sự chu đáo của Bạn.

Nếu cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị đặc biệt như máy tính, máy chiếu slide (projector), đừơng truyền internet v.v...bạn phải chuẩn bị trước, chạy thử các thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) càng sớm càng tốt để có nhiều thời gian dự phòng mà xử lý trong trường hợp máy hỏng.


Ngoài việc chuẩn bị về các trang thiết bị cho cuộc họp, nếu Bạn là người điều hành cuộc họp nên đến buổi họp với sự chuẩn bị trước về các vấn đề liên quan, dự kiến sẵn những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, cũng như những câu hỏi gợi ý cho những người khác. Để làm được như vậy, người điều hành phải thu thập những thông tin chính xác và cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp.

Nguyên tắc 2: Không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết.

Bạn không nên để cuộc họp kéo dài hơn mức cần thiết. Vì khi nói nhiều về một vấn đề quá mức cần thiết, chúng ta sẽ không còn thời gian để thực hiện các vấn đề khác, những gì mình nói cũng như làm những việc khác.


Khi thấy buổi họp kéo dài hơn hai giờ đồng hồ, Bạn hãy đề nghị nghỉ giải lao. Qua hai giờ làm việc căng thẳng sẽ làm mọi người uể oải, không còn tập trung theo dõi cuộc họp. Khi giải lao hãy để các thành viên tự do trao đổi, đi lại ở hành lang cho thoải mái.


Khi thấy có vấn đề nào đó mà các thành viên trong cuộc họp chưa thông, còn phải bàn tiếp, Bạn nên đề nghị với chủ toạ để có một quyết định cuối cùng cho vấn đề đó. Có thể để vấn đề chưa thống nhất lại, đến kỳ họp sau khi có đủ thông tin sẽ giải quyết. Có thể ban lãnh đạo sẽ họp với bộ phận có khúc mắc để giải quyết riêng trong lần họp khác.

Nguyên tắc 3: Nên thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp.

Bạn nên thảo luận sơ với các bộ phận về nội dung buổi họp. Có thể dành khoảng 15 phút trước buổi họp để trao đổi qua với nhau. Điều này sẽ giúp chúng ta điều hành buổi họp có hiệu quả hơn, tránh được trường hợp có quá nhiều ý kiến trái ngược nhau trong buổi họp. Khi có quá nhiều ý kiến trái ngược, người điều hành dễ bị lúng túng và cuộc họp sẽ đi đến thất bại.


Nên thảo luận sơ bộ trước buổi họp chứ không nên vận động trước buổi họp. Chúng ta không nên để các bộ phận phát biểu theo hướng dẫn của mình, cũng đừng gợi ý, sếp muốn thế này, sếp định thế kia, như vậy sẽ không có những ý kiến hay đóng góp cho cuộc họp.

Nguyên tắc 4: Nên hội họp đúng giờ

Người điều hành cuộc họp luôn phải đến trước khoảng nửa giờ. Nếu có bộ phận nào đến trễ, hãy cứ bắt đầu cuộc họp. Trễ giờ họp có nghĩa là chúng ta đã làm mất thời giờ của những người khác. Đừng nên tạo ra cho bộ phận đi họp trễ cảm giác họ là nhân vật quan trọng, nên mọi người phải chờ đợi. Mặt khác, khởi sự một cuộc họp trễ vì chờ đợi những người đến dự họp trễ là xúc phạm đến những người đi họp sớm và đúng giờ: bắt họ chờ như là trừng phạt họ, trong khi đó kẻ đáng bị trừng phạt là những người đến trễ kia.


Đừng hẹn gặp người khác ngay sau khi cuộc họp kết thúc (theo kế hoạch). Hãy đặt trường hợp cuộc họp có thể kéo dài hơn dự định. Nếu bỏ dở, chắc chắn cấp trên sẽ không hài lòng với tác phong nghề nghiệp của bạn.
Trong lúc diễn ra cuộc họp, người thư ký điều hành phải bám sát giờ giấc đã định trên chương trình nghị sự (Agenda). Nhanh chóng tìm cách kéo dãn hay thu gọn các bài phát biểu để buổi họp ổn định theo chương trình định trước.


Hãy kết thúc buổi họp đúng giờ quy định, đừng bao giờ kéo dài hơn. Tâm lý người dự họp luôn thấy bất an khi phải họp kéo dài hơn giờ quy định.

Nguyên tắc 5: Biên bản của cuộc họp.

Việc ghi biên bản của cuộc họp rất quan trọng, nếu chưa tìm được người đảm nhiệm, thư ký điều hành có thể kiêm nhiệm luôn việc ghi biên bản cuộc họp.


Công việc viết biên bản thường chẳng mấy thích thú, nhưng đó là một việc làm cần thiết. Nếu phòng họp có sẵn máy vi tính đề nhập liệu biên bản thì rất tốt. Sau buổi họp, người thư ký có thể in biên bản ra thành nhiều bản để giao cho từng thành viên của cuộc họp. Mặc dù từng thành viên có cách ghi riêng của họ, biên bản chung do thư ký ghi vẫn rất cần thiết, giúp cho mọi người nhớ chính xác những công việc đã đựơc bàn bạc, thảo luận trong suốt cuộc họp.

Nguyên tắc 6: Hãy ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp.

Trong cuộc họp thường xuyên có những nội dung chính thường được đưa ra thảo luận. Những vấn đề thường được chuyển đổi liên tục và nhanh chóng. Có những lúc ta không thể chen ngang để phát biểu những thắc mắc riêng hay những ý kiến riêng của mình. Hãy nhắc nhở các thành viên của cuộc họp ghi lại những câu ghi chú ngắn gọn vào sổ tay. Khi được phát biểu, họ có thể yêu cầu đặt lại vấn đề cho rõ ràng. Như vậy sẽ tránh được việc chen ngang trong khi người khác đang phát biểu.


Nếu việc không cần phải đưa ra cuộc họp, có thể trao đổi với bộ phận liên quan về những chú thích trong sổ tay vào dịp khác.

Nguyên tắc 7: Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và yêu cầu họ trình bày ngắn gọn.

Khi thấy không khí buổi họp ngột ngạt - thụ động, người thư ký điều hành nên nêu ra câu hỏi, nhưng chỉ hỏi những việc mà tất cả mọi người thật sự quan tâm, không hỏi riêng về một người hay một số người nào đó. Khi phát biểu thật ngắn gọn và súc tích. Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, Bạn hãy đề nghị họ không nên làm mất thời gian cuộc họp. Khi có nhiều người tham gia ý kiến ở một vấn đề, người điều hành cuộc họp nên nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước đó.

Nguyên tắc 8: Hãy giúp mọi người tập trung chú ý vào cuộc họp.

Trong những cuộc họp buồn tẻ và chán ngán, người điều hành cuộc họp phải tìm cách làm buổi họp sinh động hơn hoặc phải rút ngắn cuộc họp. Cần chú ý đến những dấu hiệu: người họp gõ ngón tay lên cạnh bàn, che miệng ngáp, chống cằm vẻ suy tư, mắt nhìn ra cửa hoặc cửa sổ, vươn vai uể oải và dửng dưng như thể mình là người ngoài cuộc. Đó là những thái độ phản ứng nội dung cuộc họp quá buồn tẻ và chán phèo.

Nguyên tắc 9: Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình.

Khi người điều hành thấy nhiều người ngồi chung và tất cả đều có chung một ý kiến, chỉ riêng vài người không đồng tình. Vậy hãy cố gắng mời những người không đồng tình mạnh dạn nêu ra ý kiến cá nhân và lý do vì sao họ không biểu quyết.

Người điều hành phải tìm lời lẽ thuyết phục để họ an tâm, đừng im lặng và nên mạnh dạn bày tỏ quan điểm của mình. Nhiều khi một vài đề nghị “bất bình thường” lại mang đến một giải pháp hay mà trước đó chưa ai kịp nghĩ đến. Phải thật tôn trọng những ý kiến đối kháng. Nếu đó là ý kiến hay phải tìm cách áp dụng, nếu là ý kiến không khả thi thì nên để chủ tọa xem xét.

Nguyên tắc 10: Phát biểu trong cuộc họp là nói với tất cả mọi người, chứ không phải chỉ riêng với một người.

Khi người điều hành cần đặt câu hỏi trực tiếp với một người, hãy nhìn vào gương mặt của tất cả các thành viên tham dự, mọi người đều có cảm thấy là họ đang được nói tới. Vì thế, họ cũng sẽ nhiệt tình đưa ra ý kiến tranh luận. Người điều hành sẽ không cô độc với vấn đề riêng của mình.

Nguyên tắc 11: Không nói xấu nhau trong buổi họp, đặc biệt với những người vắng mặt

Trong cuộc họp, chúng ta không nên bình luận, chê bai hay nói xấu về những người khác, nhất là với những người không tham dự cuộc họp. Người điều hành phải khéo léo nhắc nhở các thành viên tham dự phân biệt giữa việc nói xấu và đóng góp ý kiến. Đóng góp ý kiến luôn mang tính xây dựng và chân thành; nói xấu thường mang tính đả phá, nhỏ nhen và thành kiến. Không cần thiết đóng góp hay nói xấu người vắng mặt, vì họ không hiện diện để tiếp thu, giải trình, phản bác hay chống lại, hay thanh minh cho bản thân họ. Chắc chắn chẳng ai thích người khác nói xấu sau lưng mình.

Nguyên tắc 12: Sau buổi họp, nên gặp từng người trò chuyện thân mật.

Người điều hành nên tìm cách bắt chuyện ngắn gọn với từng người sau buổi họp. Hãy tỏ ra mình rất cần những người như họ tham dự cuộc họp. Người điếu hành có thể nói: “Anh (Chị) đã có những ý kiến rất bổ ích”, hoặc “Anh (Chị) phát biểu về điều đó tốt quá, ý kiến rất hay”.


Hãy làm cho những thành viên đã tham dự cuộc họp nhận thấy rằng chúng ta rất quý mến họ và như vậy họ sẽ hứng thú khi chúng ta mời tham dự buổi họp.